Zielsetzung: Identifikation unternehmensspezfischer Erfolgsfaktoren (auch für Startups geeignet)
Bereich: Ganzheitliche Unternehmensanalyse
Benötigte Techniken/ Tools: Moderatoren-Utensilien, Kartenabfrage
Anzahl Mitarbeiter: 5 – 20 (Entscheider bzw. Informationsträger)
Zeitaufwand: ca. 4 – 8 Stunden (für Analyse und Auswertung)
Die strategische Organisationsanalyse ist ein hervorragendes Instrument, um die unternehmensspezifischen Erfolgsfaktoren und deren Einfluss untereinander ermitteln zu können.
Die Durchführung erfolgt in folgenden Schritten:
- Kartenabfrage (alternativ Beraterwerkstatt) zur Herleitung der Faktoren
- Gruppierung der Ergebnisse in übergeordnete Themenbereiche/ Faktoren
- Übertragung dieser Bereiche/ Faktoren in eine Vernetzungsmatrix
- Bestimmung des gegenseitigen Einflusses untereinander
- Übertrag in Vester’sches Vernetzungsgitter
- Ableitung von Maßnahmen zwecks Verbesserung in den „Bereichen“
Zur Kartenabfrage:
Als Beteiligte wählen Sie einen Moderator sowie eine Gruppe von Mitarbeitern (Führungskräfte, Informationsträger) aus. Hat Ihre Firma eine Mitarbeitergröße von x < 20 Mitarbeiter, dann laden Sie am Besten alle ein, ansonsten lediglich einen repräsentativen Kreis.
Die Frage, ob der Chef dabei sein soll oder nicht, hängt sehr vom Führungsstil im Unternehmen ab. Sind die Hierarchien relativ flach, der Chef ein kooperativer Typ und den Mitarbeitern fällt es nicht schwer, offen und kritisch in seiner Gegenwart zu sprechen, dann spricht wohl nichts dagegen, falls nicht, würde ich dazu raten, ihn eher außen vor zu lassen. Das er dann allerdings über diesen Workshop informiert ist, wäre schon ein guter Ansatz.
Der ideale Zeitpunkt für die Durchführung des Workshops ist entweder nach Feierabend, ab Freitagmittag oder am Wochenende.
Vorgehensweise:
- Teilnehmer explizit mit Agenda und Hinweis auf Spielregeln einladen
- Zu Beginn des Workshops noch mal auf Ablauf und Spielregeln hinweisen
- Formulierung einer Schlüsselfrage wie bspw.
„Wenn ich an meine Verantwortung im Unternehmen denke, dann ist es besonders wichtig, dass…“ - Die Karten werden anonym geschrieben
- Jeweils ein Argument je Karte mit maximal 7 Wörtern
- Groß und deutlich schreiben
- Moderator sammelt Karten am Ende ein und heftet sie strukturiert ans Board
- Gemeinsames Finden von Überschriften, Themenbereichen, Faktoren
Übertrag in Vernetzungsmatrix:
Nach dem gemeinsamen Finden der übergeordneten Bereiche, Faktoren bzw. der Überschriften, werden diese in die Vernetzungsmatrix übertragen.
Annahme:
Eine Kartenabfrage in unserem Beispiel hat folgende Faktoren, Bereiche ergeben:
- Produktqualität
- Liefergeschwindigkeit
- Durchlaufzeiten Supportanfragen
- Motivierte Mitarbeiter
- Technische Ausstattung
Anschließend werden die Ergebnisse in eine Matrix übertragen, wobei in der Vertikalen und Horizontalen die gleichen Faktoren, Bereiche abgetragen werden. Aschließend wird mit den Teilnehmern gemeinsam – bspw. über die Werte 0 – 2 (feinere Skalierung auch möglich) – der Einfluss (siehe Abbildung „Vernetzungsmatrix“) von einzelnen Faktoren auf die anderen Faktoren gemeinsam bestimmt und eingetragen.
Die betreffende Vernetzungsmatrix würde dann wie folgt aussehen:
Abbildung: Vernetzungsmatrix
Mit Fertigstellung dieser Matrix wurden die Aktiv- und Passivwerte der einzelnen Faktoren bestimmt.
Erstellung des Vernetzungsgitters:
Mittels der folgenden Formeln wird anschließend das Vernetzungsgitter erstellt.
Abbildung: Formeln für Vernetzungsgitter
Der Maximalwert der x- und y-Achse ist „8“. Die Schnittpunkte der „Aktiv-Passiv“-Achse liegen bei jeweils 4,2 (= 21/5). D.h. über diese Schnittpunkte wird das Vernetzungsgitter in vier Quadranten aufgeteilt. Anschließend werden die Faktoren anhand der Passiv- und Aktiv-Werte auf der x- und y-Achse in das Vernetzungsgitter abgetragen.
Im ersten Quadranten befinden sich Faktoren, welche einen hohen Einfluss auf andere Faktoren ausüben. D.h. eine Veränderung dieser Faktoren bewirkt eine mittelbare bzw. unmittelbare Veränderung der anderen Faktoren. Kurzum, hat das Unternehmen nur eine stark begrenzte Menge an Ressourcen zur Verfügung, hat es durchaus Sinn, an den Erfolgsfaktoren im ersten Quadranten zu arbeiten, da neben einer Verbesserung ihrerseits durch ihre hohe Hebelwirkung ebenso positive Effekte für andere Erfolgsfaktoren zu erwarten sind.
Im zweiten Quadranten befinden sich ebenfalls „aktive“ Faktoren, jedoch mit geringerer Auswirkung auf andere Faktoren als im ersten Quadranten. Im vierten Quadranten befinden sich Faktoren, die keine Auswirkung auf andere Faktoren ausüben.
Das Vernetzungsgitter sieht in seiner Darstellung wie folgt aus:
Abbildung: Vernetzungsgitter
Aus dem Ergebnis ist bspw. abzulesen, dass sowohl das Optimieren von Technik als der Mitarbeitermotivation den größten Einfluss auf die anderen Faktoren haben. Motivierte Mitarbetier arbeiten stets effizienter und eher im Sinne der Unternehmensziele, -strategie als Mitarbeiter, die ihren Job eher als Mittel zum Zweck betrachten bzw. keinen emotionalen Bezug zu ihrer Aufgabe sowie dem Unternehmen haben. Hinsichtlich Technikoptimierung könnte bspw. die Investition in ein CRM erfolgen, was Prozesse und Dokumentation hinsichtlich Kundendaten und -korrespondenz erleichtert. Eine schnelle Reaktionszeit des Kundensupports wird in aller Regel als gutes Qualitätsmerkmal durch den Kunden wahrgenommen und es sichert ebenso schnelle Ersatzlieferungen bzw. Zweitbestellungen, wenn der Kunde erst einmal zufriedengestellt wurde und das Gefühl hat, gut aufgehoben zu sein.
Anhand dieses Ergebnisses, etwaiger Empfehlungen kann das Management einen Maßnahmenkatalog umsetzen, um Stärken auszubauen bzw. Schwächen zu eliminieren. Dies kann eine einfache Auflistung von einzelnen Maßnahmen innerhalb der Bereiche/ Faktoren sein, wobei darauf zu achten ist, dass zu jeder Aufgabe neben Priorität und Fertigstellungstermin auch der Kümmerer mit aufgeführt wird.
Betrachtung von generellen Erfolgsfaktoren hinsichtlich ihrer Aktivität/ Passivität:
Im Rahmen eines mehrstündigen Workshops haben ausgewählte Teilnehmer die generellen Erfolgsfaktoren betrachtet und im Rahmen ihrer Erfahrungen und Einschätzungen eine Einordnung hinsichtlich gegenseitigen Einflusses genommen.
Im Ergebnis wurde von den meistern Teilnehmern empfunden, dass die Erfolgsfaktoren Vision/ Mission, Unternehmenskultur und Strategie als am Aktivsten wahrgenommen werden. Die Faktoren Mitarbeiter und Führungssystem üben ebenfalls einen aktiven Einfluss auf andere Faktoren aus.
Das Informations- und Kommunikationssystem ist mehr oder weniger ein Faktor, der sowohl beeinflussen kann, tendenziell aber mehr aus bestimmten Anforderungen heraus beeinflusst wird. Die Faktoren Organisation, Kundennähe, Kooperationen, Innovation und Internationalisierung sind ebenfalls Faktoren, welche in der überwiegend in der passiven Rolle zu finden sind und sich durch die aktiven Faktoren mehr beeinflussen lassen als selbst andere Faktoren zu beeinflussen.
Nur damit hier kein Missverständnis entsteht. Passive Erfolgsfaktoren bedeuten nicht, dass man sich gar nicht um sie kümmern braucht. Auch hier gilt es, diesen Faktoren eine gewisse Aufmerksamkeit zu schenken. Gerade hinsichtlich der Kundennähe, kann nicht durch „Schrauben“ an Strategien und Zielen sowie Mitarbeitermotiviation eine bestimmte Excellence erreicht werden. Hier müssen die Prozesse hinterfragt, technologische Hilfsmittel betrachtet und Marketingmaßnahmen geplant werden.
Das Ergebnis kurz und knapp dargestellt:
Abbildung: Vernetzungsmatrix genereller Erfolgsfaktoren
Das Ergebnis bestätigt auch überwiegend meine persönliche Meinung. Als einen der zentralsten Erfolgsfaktoren sehe ich die Mitarbeiter an. Motivierte und engagierte Mitarbeiter sind die wichtigste Ressource eines Unternehmens. Hieraus ergibt sich auch die Unternehmenskultur mit ihren Werten und Normen im Unternehmen. Zudem bedarf es gemeinsamer Ziele und einer Strategie, um diese zu erreichen. Um letztendlich auch zu wissen, wohin es eigentlich gehen soll, braucht es eine Vision, entweder durch die Geschäftsführung vorgegeben oder gemeinsam gestaltet und wie auch die Strategie permanent hinterfragt.
In der Geschäftsplanung für ein neues Startup mache ich mir zuerst Gedanken über die Vision, Mission sowie die Ziele. Hieraus gestalten sich dann die Strategien. Um diese zu erreichen, geht es dann an die Teamgestaltung. Auch hier finden sich die gleichen aktiven Erfolgsfaktoren wieder, wie sie in oben im Workshop evaluiert worden sind.
